Deelnemers motiveren

Je geeft training en op het programma staat ‘feedback geven’. De opdrachtgever vindt dat erg belangrijk, maar de deelnemers kennelijk niet. Als je het onderwerp introduceert, kijken ze je aan met een blik van ‘Mens, doe niet zo moeilijk. Je gaat toch niet op alle slakken zout leggen?’ Wat doe je daarmee? Stug doorgaan, is geen optie, want je bent de deelnemers nu al kwijt. Maar het hele onderwerp overslaan, kan ook niet, want dan krijg je de opdrachtgever op je dak. Wat nu?

De spagaat van de trainer

Elke trainer weet dat je pas lekker werkt als je aansluit bij de motivatie van je deelnemers. Maar het lastige is dat je ook altijd doelen ‘opgelegd’ krijgt: door een opdrachtgever, door een curriculum of misschien wel doordat je ze zelf belangrijk vindt. Hoe verbind je die 2 met elkaar? Hoe leg je de link tussen de externe doelen van een training en de interne motivatie van de deelnemers?

Het diagnoseschema helpt

Dat doe je door een goede diagnose te maken van de praktijk van je deelnemers. Daartoe stel je 3 vragen. Je wilt weten wat deelnemers precies doen in hun praktijk (gedrag). Je wilt weten wat de gevolgen zijn van hun gedrag (effect). En je wilt weten in welke situatie deelnemers dat gedrag vertonen (situatie). Als je een opdrachtgever spreekt, begint die vaak zelf met het effect te benoemen.

1. Gedrag

Hoe dragen deelnemers bij aan hun eigen probleem? Wat doen ze nu precies ‘fout’ waardoor hun praktijk niet zo uitpakt als ze graag zouden willen? Met deze vraag krijg je zicht op het onhandige gedrag van je deelnemers. Bijvoorbeeld: om het ziekteverzuim terug te dringen heeft de afdeling P&O een procedure opgesteld. Maar teamleiders houden zich niet aan de procedure en P&O-ers spreken de teamleiders niet aan op deze fout.

2. Effect

Wat gaat er nu niet goed in de praktijk van de deelnemers? Waarom hebben ze jouw hulp ingeroepen? Wat ‘kost’ het de organisatie als ze dat niet leren en wat levert het op als ze het wel leren? Met deze vraag krijg je zicht op de ‘pijn’ van de organisatie en maak je het externe doel expliciet. Bijvoorbeeld: in een organisatie is veel ziekteverzuim. Dat kost de organisatie veel geld en de werksfeer lijdt eronder.

3. Situatie

Wat zet deelnemers aan tot niet effectief gedrag? Wat verleidt hen om ‘in de fout’ te gaan? Met deze vraag krijg je zicht op de lastige situaties waarmee deelnemers worstelen. Bijvoorbeeld: De teamleiders zeggen: ‘Ziek is ziek toch? Wat kan ik daaraan doen?’ P&O-ers kunnen hiermee niet goed uit de voeten.

1a. Nieuw gedrag

Met de lastige situatie op tafel kun je zien wat deelnemers te leren hebben. Wat moeten ze in die situatie anders doen om toch een positief effect te krijgen? Met deze vraag krijg je scherper zicht op de dingen die je de deelnemers wilt leren. Bijvoorbeeld: P&O-ers laten zich nu afbluffen door teamleiders. Ze zouden inhoudelijke argumenten moeten hebben om goed te kunnen reageren en vaardigheden om die helder te verwoorden. En liefst ook nog technieken waarmee ze de teamleiders kunnen ondersteunen om het gesprek aan te gaan met hun medewerkers.

1a. Nieuw effect

Tot slot vraag je je af waar de last van de deelnemers zelf ligt. Wat kost het hun als ze niet effectief reageren op de lastige situatie? En wat levert wel effectief reageren ze op? Met deze vraag krijg je zicht op interne motivaties van deelnemers zelf. Is die helemaal niet te vinden, dan hoef je ook niet te gaan trainen. Bijvoorbeeld: P&O-ers balen er zelf ook van dat teamleiders hen afbluffen. Ze kunnen hun werk dan niet goed doen en dat geeft stress.

In dit schema zie je alle vragen op een rijtje

Van diagnose naar training

Met deze informatie kun je een training ontwerpen die goed aansluit bij de deelnemers en die werkt aan de doelen van je opdrachtgever. Je stelt je opdrachtgever tevreden doordat je deelnemers precies dat gedrag leert dat nodig is om het gewenste effect te bereiken (bijvoorbeeld minder ziekteverzuim). En je houdt je deelnemers tevreden doordat je ook aansluit bij hun problemen. Voor een training ‘feedback geven’ lopen ze heus niet warm – ook niet als die van hogerhand is afgekondigd. Maar een workshop ‘omgaan met lastige teamleiders’ vinden ze wel interessant. Daar lopen ze immers dagelijks tegen aan! Je start je training met een levensechte situatie, waarin de deelnemers zelf al een deel van de theorie ontdekken. Pas dan kom je met ‘feedback geven’ op de proppen en geef je kader aan hun ontdekkingen. Tot slot laat je ze oefenen met levensechte situaties.

Ook zo leren trainen?

Je leert meer over het diagnoseschema in de tweedaagse training Activerend trainen. Je kunt ook het eerste deel lezen van het boek Trainingen ontwerpen of van het boek Van deskundige naar trainer.