Mijn groep stelt zo veel vragen!

Ik sta voor de groep en krijg het warm. Het is allang tijd om te oefenen, maar er komen steeds veel vragen. Telkens wanneer ik denk dat het helder is, duikt er een nieuwe op. Ik zie sommige deelnemers afhaken. Zal ik zeggen dat ik wil doorgaan? Ik zie ook dat de vragenstellers duidelijkheid nodig hebben. Wanneer ik die niet geef, gaan ze verder discussiëren in de subgroepjes in plaats van oefenen en dat wil ik evenmin. Wat moet ik doen?

Waardoor gaan deelnemers te veel vragen stellen?

Het is de tegenpool van een ‘stille groep’ – een groep die alsmaar vragen blijft stellen. ‘Hoe zit dit dan?’ ‘Volgens mij werkt het niet zo, want…’ ‘Wat moet ik doen als …?’ Stuk voor stuk zijn de vragen prima – de deelnemers zijn nieuwsgierig en willen het echt snappen – maar het zijn er domweg te veel. Waardoor gaan deelnemers zoveel vragen stellen?

• De uitleg is te nieuw. Je verhaal botst met datgene wat deelnemers in hun hoofd hebben. Daardoor ‘kopen’ ze het niet en willen ze het naadje van de kous weten. ‘Maar hoe doe je dat dan precies?’
• De deelnemers zijn onervaren. Ze hebben dan vaak rampscenario’s in hun hoofd en gaan daar vragen over stellen. ‘Wat moet ik doen als mijn klant dan nog steeds boos blijft?’ Je kunt wel zéggen dat zo’n situatie zelden voorkomt, maar dat stelt ze meestal niet gerust.
• De uitleg is onduidelijk of inconsistent. Je legt iets uit en merkt dat je het niet helemaal op een rijtje hebt. De stappen kloppen niet helemaal, je hebt geen voorbeeld paraat. Sommige deelnemers laten je daar niet mee weg komen en willen het echt snappen.

Hoe voorkom je te veel vragen?

Het is heerlijk als je iets uitlegt en er komen twee of drie vragen. Het wordt pas te veel wanneer deelnemers vijf of tien vragen gaan stellen. Dat voorkom je door je uitleg kort te houden en door ervoor te zorgen dat de deelnemers jouw verhaal met eigen ogen zien of aan den lijve ervaren. Hoe doe je dat?

1. Kill your darlings

Hoe meer je vertelt, des te meer vragen roep je op. Beperk daarom je uitleg tot het hoogstnoodzakelijke. Kijk goed naar wat je wilt vertellen: wat is echt need to know en wat is nice to know? Vrijwel altijd is het ‘hoe’ essentieel: hoe schrijf je een sollicitatiebrief, hoe maak je een planning, hoe voer je een verkoopgesprek? De rest van je verhaal is vaak niet meer dan ondersteuning van dit ‘hoe’. Probeer je uitleg daarom terug te snoeien tot één flap met één kernboodschap en laat de rest weg. Kill your darlings!

Zorg voor een uitleg die ongeveer 7 minuten kost. Met vragen en discussie erbij ben je dan zo’n twintig minuten bezig en dat is een prima tijdsspanne.

2. Show, don’t tell

Wanneer de deelnemers zien of ervaren hoe je aanpak werkt, verdwijnen hun twijfels of vragen vaak als sneeuw voor de zon. ‘Oh, werkt het zo!’ Geef de deelnemers daarom niet alleen een praatje, maar ook een plaatje of een daadje.

• Je vraagt de deelnemers of ze weleens situaties hebben gehad waarin ze zich onterecht aangevallen voelen. Je kiest een situatie uit de groep en demonstreert hoe jij daarmee omgaat. De inbrenger speelt zijn eigen ‘aanvaller’ en jij demonstreert de stappen. Vervolgens laat je de groep reflecteren op wat je gedaan hebt en op het effect is.
• Je kiest een situatie die spannend is, bijvoorbeeld een collega die ze aanvalt. ‘Zoals jij je opstelt tijdens de vergadering, dat kan toch niet. Bij elke extra klus begin je al te zuchten en te steunen dat je geen tijd hebt!’ Hiermee laat je de deelnemers in tweetallen experimenteren. In de eerste ronde reageren ze instinctief. In de tweede ronde geef je ze opdracht om hun gevoel te benoemen. Je doet dit eerst voor, zodat ze het kunnen nadoen. Tot slot bespreek je de verschillen.

Als je hierna uitlegt hoe het helpt om je gevoel te benoemen en hoe je dat doet, zul je weinig vragen krijgen. De deelnemers hebben net ervaren hoe het werkt.

3. Maak een goede tijdsplanning

Maak een goede planning, zodat je weet hoeveel tijd er is voor vragen en wanneer je verder wilt naar de volgende stap (vaak is dat een oefening).

Als je bovenstaande stappen volgt, zul je merken dat je minder vragen krijgt. Je doet eerst de ontdekkende oefening of demonstratie en geeft dan je uitleg. Wanneer je vraagt of alles helder is, komen er een of twee vragen. Soms zijn dat niet eens echte vragen, maar verzuchtingen. ‘Ik snap het wel, maar het lijkt me lastig om het zelf te doen.’ Dat heb je meteen een bruggetje naar de volgende stap, want daarin gaan de deelnemers zelf oefenen.

Wat doe je als er toch veel vragen komen?

Toch kun je ook met deze voorbereidingen nog te veel vragen krijgen. Soms heb je een deelnemer die écht het naadje van de kous wil weten. Soms heb je veel denkers in je groep. En soms weigert de techniek, waardoor je het illustratieve filmpje niet kunt laten zien. (Ja, dat had ik laatst… Het effect: veel vragen en een alsmaar uitdijende uitleg). Wat doe je in zulke situaties?

1. Signaleer

Stel vast of het aantal vragen uit de hand loopt. Daarvoor let je op de volgende signalen.

• De tijd. Maak een goede planning, zodat je weet hoeveel tijd er is voor vragen en wanneer je verder wilt naar de volgende stap. Wilde je om 11.30 u. naar een oefening en is het nu 11.35 u.? Dan kan dat betekenen dat je de vragen moet afkappen.
• Je eigen gevoel. Ben je blij met de vragen omdat je voelt dat iedereen er belang bij heeft om hierover na te denken? Dan kun je nog even doorgaan. Word je ongeduldig? Dan zijn de vragen waarschijnlijk niet zinvol meer.
• Reacties in de groep? Wat doen de deelnemers die geen vragen stellen? Kijken ze naar de sprekers of kijken ze naar buiten, naar hun blaadje of op hun telefoon? In het laatste geval is het tijd om af te ronden.

2. Kies bewust

Op basis van deze signalen maak je een keuze. Zie je dat iedereen geïnteresseerd is, vind je het zelf ook boeiend en kun je nog wat schuiven in de tijd? Dan laat je de vragen lekker komen. Merk je dat je eigen aandacht en die van andere deelnemers verslapt en loop je uit de tijd? Dan is het tijd om de vragen af te stoppen.

3. Kap aardig af

Hoe laat je de vragen ophouden en houd je de vragenstellers toch binnenboord? Dat bereik door drie stappen te zetten.

• Benoem eerst de goede intentie van de vragenstellers. ‘Wat zijn jullie leergierig! Jullie zitten echt te kauwen op de stof en te kijken hoe je het kunt toepassen. Hartstikke goed.’
• Geef daarna aan wat je zelf belangrijk vindt. ‘Tegelijkertijd denk ik dat het goed is om nu eerst te ervaren hoe het werkt. Dat geeft ook weer extra inzichten.’
• Doe dan een concreet voorstel. ‘Dus als je nog vragen hebt: kun je ze bewaren tot na de oefening?’

Op deze manier voorkom je dat de vragenstellers zich afgewezen voelen. Dat is belangrijk, want je vraagt ze om zich aan te passen. Dat doen ze gemakkelijker wanneer ze voelen dat je hun behoefte snapt. Kom na de oefening wel terug op je belofte: ‘Zijn er nog vragen?’ Vaak zijn dat er veel minder, omdat de oefening de meeste vragen heeft weggenomen.

Wat is niet handig?

De volgende manieren zijn minder handig als je de vragen wilt stoppen.

• Het lijkt misschien handig om alle vragen waaraan je niet toekomt op een parkeerflap te schrijven.. Maar het gevolg is echter dat je er aan het eind van de dag op terug moet komen. Vaak zit je dan al in tijdnood en wordt het jagen. Bovendien zijn het vaak niet de meest interessante punten, zodat je training dan uitgaat als een nachtkaars.
• ‘Gezien de tijd wil ik doorgaan.’ Als je dat zegt, krijgen de deelnemers het gevoel dat de tijd belangrijker is dan hun vragen. Dat is niet fijn, want voor wie zit de trainer er eigenlijk? Toch niet voor de klok? Geef daarom liever een inhoudelijk argument dan te dreigen met de klok.

Ook zo leren trainen?

Je leest meer over trainersvaardigheden in mijn boek Trainen, een praktijkgids.