Online trainen met de glijbaan/trap

Vrijdag 13 maart gaf ik mijn laatste training. Toen ik wegliep, keek ik nog even in m’n vertrouwde zaaltje en dacht: ‘Wanneer zie ik jou weer terug?’ Die zondag hoorden we dat de scholen en de horeca dichtgingen. Toen was het duidelijk: we konden niet meer trainen.

De eerste week waren we vooral druk met regelen en alles op ons in laten werken. Alvast wat online mogelijkheden verkennen. Onze gedachten laten gaan: hoe zouden we dat doen, online trainen?

De tweede week werd duidelijk dat de crisis lang ging duren. Dat gaf ons de push om echt in de online mogelijkheden te duiken, want we wilden onze deelnemers niet tot na de zomer in de kou laten staan.

In dit blog laat ik zien hoe je alle stappen van de glijbaan en de trap online gebruikt. Dat doe ik in eerste instantie voor oud-deelnemers die onze methode al kennen en ermee werken. Ken je onze methode nog niet? In de tekst vind je her en der doorkliks, zodat je kunt nazoeken hoe een bepaalde werkvorm in elkaar zit.

1. De introductie online

Om lekker te werken, is het belangrijk dat de deelnemers bij de kennismaking praktijksituaties delen die ze lastig vinden. In een normale training vertellen ze bijvoorbeeld wanneer ze het lastig vinden om nee te zeggen of welke weerstand ze echt irritant vinden. Daardoor wordt duidelijk waarvoor de training nodig is en het schept een band: gedeelde smart is halve smart. Hierna vertel je als trainer wat je training gaat opleveren en wat je programma is. Dat geeft de deelnemers het vertrouwen dat er wat te leren valt in jouw training.

Online starten met het delen van ervaringen kost veel tijd en aandacht. Je bent zo een half uur verder en daarna is iedereen moe. De kans is ook groot dat deelnemers afhaken en hun telefoon gaan checken. Wat beter werkt, is om die ervaringen vooraf te delen. Dat kan op twee manieren.

1. Bij de start van een langere opleiding plan je online een kennismakingsuurtje in. Iedereen stelt zich kort voor en je vertelt het programma. Je kunt ook al wat ‘knoppentraining’ doen, zodat deelnemers weten hoe het platform werkt.

2. Bij een korte training of bij een lopende groep maak je een whatsapp groep aan. Je vraagt deelnemers om daarin een videootje te delen waarin ze vertellen wat ze lastig vinden. Post zelf een eerste bericht met een eigen voorbeeld; zo laat je zien wat de bedoeling is. Als iemand niets post, stuur je die een appje. Het is belangrijk dat iedereen zich van tevoren een beetje bloot geeft.

Bij de start van je training heb je nu alle cases al op tafel. Probeer daar de rode lijn uit te halen en cases preciezer te benoemen. Bij het aanstippen, kun je ook de namen noemen van de deelnemers die de situatie hebben ingebracht en er even samen om lachen. ‘Oh Dineke, die van jou is ook mooi. Ik zie je al zitten in dat dure restaurant, terwijl jij gewoon zin hebt in een bak friet en daarna netflixen!’ Zo voelen deelnemers zich gezien en ligt de pijn op tafel. Dat schept een band en die heb je nodig om veilig de glijbaan in te gaan.

Bekijk het boek Online trainen »

2. De glijbaan online

Voor de glijbaan zijn er verschillende werkvormen. Ik bespreek er hier drie die online goed werken: een ontdekkend rollenspel, de meerkeuzevraag en de van fout naar goed demo.

2a. Ontdekkend rollenspel

Bij ontdekkend rollenspel ontdekken de deelnemers samen wat de valkuilen zijn en hoe het wel werkt. Daarvoor heb je een casus nodig – liefst van een deelnemer zelf. Die laat je uitproberen op iemand uit de groep. De eerste ronde gaat waarschijnlijk mis. In de time out bespreek je wat de inbrenger wel en niet effectief deed. Daarna zorg je voor een tip en herkansing waarin het beter gaat en iemand succes ervaart. Hier vind je een blog waarin ik deze stappen verder uitleg.

Als je een ontdekkend rollenspel online wilt doen, geef je allereerst een paar spelregels mee. Bij een normale training kun je vaak onderweg bijsturen, maar bij een online training is dat lastiger. Je ziet niet goed of je deelnemers kwetst en of ze het stiekem oneens zijn en afhaken. Daarom zijn drie afspraken vooraf belangrijk.

• ‘Online zijn emoties lastiger te zien. Meld dus wanneer je iets niet snapt, wanneer je iets vervelend vindt of behoefte hebt aan iets.’
• ‘Doseer je feedback. Noem één punt per keer. Zo kan ik de oefenaar beschermen tegen te veel feedback. Volg ook goed mijn vraag. Als ik vraag om positieve feedback, geef die dan ook.’
• ‘Steek je hand op als je iets wilt zeggen. Ik geef je de beurt. Zo voorkomen we dat we door elkaar heen gaan praten.’

De instructie van het ontdekkende rollenspel gaat zoals je dat normaal ook doet. Dus je vraagt wie er met een situatie aan de slag wil en welk doel hij heeft. De inbrenger kiest zelf een tegenspeler uit de groep en je instrueert de observanten. Daarna komt een stukje knoppentraining. Die is erop gericht dat de oefenaar en de tegenspeler alleen elkaar zien, want dan lijkt het een echt gesprek. Bij Zoom betekent dit het volgende.

• Voor de oefenaars: pin je tegenspeler vast; hide self view.
• Voor de observanten: zet je eigen geluid en beeld uit; zet gallery view aan (als je dat nog niet had).
• Voor de trainer: zet in de eerste ronde je geluid en beeld uit; zet in de tweede ronde je geluid aan, zodat je kunt souffleren.

Als je gaat nabespreken, vraag je iedereen om zijn geluid en beeld weer aan te zetten, zodat iedereen zichtbaar is. Verder volg je de normale procedure: je laat de oefenaar stoom afblazen, vraagt de tegenspeler hoe het was en vraag de observanten om feedback. Je geeft zelf feedback, geeft een concrete tip en laat herkansen. Souffleren werkt heel goed; voor de oefenaar is het een stemmetje in de rug en de observanten horen het ook, net zoals in een gewone training.

Als je een ontdekkend rollenspel online doet, is het wel belangrijk dat je de procedure goed beheerst. Het is essentieel dat je:

• de feedback concreet laat maken. Het moet gaan over gedrag (‘Toen zei je …’) en niet over eigenschappen (‘Ik vond je vrij bot.’). In het echt is dat al pijnlijk, online nog meer. Daarom is het belangrijk dat je de juiste vragen stelt en precies doorvraagt.
• de oefenaar niet zichzelf laat analyseren en de tegenspeler geen feedback laat geven. Normaal zijn observanten daardoor al minder betrokken; online verdubbelt dat effect.
• toewerkt naar succes. Dat betekent dat je snel ziet wat er misgaat en hoe het beter kan. Dan kun je een concrete tip geven voor de tweede ronde en de oefenaar souffleren.

2b. Meerkeuzevraag

Heb je nog weinig ervaring met rollenspellen? Begin dan met de meerkeuzevraag. Daarbij leg je de deelnemers een casus voor met vier mogelijke aanpakken. In dit blog heb ik beschreven hoe je een meerkeuzevraag op gang brengt, begeleidt en afrondt. Je kunt een meerkeuzevraag heel goed online doen. Let daarbij op de volgende punten.

• Stuur de deelnemers vooraf de casus en de vier aanpakken en vraag ze om die te lezen. Nummer de aanpakken; dat werkt handig in de chat.
• Vraag de deelnemers plenair wat zij de beste aanpak vinden. Laat ze die in de chat zetten. Je kunt ook vooraf A4’tjes opsturen met de nummers er groot op; vraag ze om die op te houden.
• Vat de keuzes samen (‘Ah, aanpak B is favoriet, C en D krijgen ook stemmen’.) Vraag uit waarom deelnemers hiervoor kiezen. Start bij de meest foute aanpak, zonder dat te benoemen. Wees neutraal en moedig aan: ‘Goed punt! Wie reageert?’
• Online duurt de discussie korter dan in een live training. Je voelt dat de energie er eerder uitgaat en dat is prima. Geef dus wat sneller een samenvatting van alle gezichtspunten en geef je eigen mening.

2c. Een van fout naar goed demo

In een van fout naar goed demo laat je twee voorbeelden zien: eerst de valkuil en daarna de goede aanpak. In dit blog lees je hoe je dat doet. Je vraagt deelnemers op te letten welk effect ze ervaren en hoe dat komt. Dat kan ook prima online.

• Kies vooraf een casus, bijvoorbeeld een casus van een deelnemer. Bedenk welke valkuil je zichtbaar wilt maken. Bereid zowel de valkuil als de goede aanpak voor.
• Introduceer de casus en geef aan dat je een demonstratie gaat geven van twee aanpakken. Zet de deelnemers in de rol van de ontvanger. Wanneer je bijvoorbeeld een LinkedIn-profiel laat zien, zet je ze in de rol van job hunter. Demonstreer je hoe je als makelaar reageert op een kritische vraag, dan zet je ze in de rol van huizenzoeker. Vraag ze om te observeren welk effect jouw aanpak op hen heeft en hoe dat komt.
• Na beide voorbeelden vraag je uit welk effect het heeft en hoe dat komt. Bij een grote groep laat je de deelnemers hun mening geven in de chat; dan zijn alle meningen meteen zichtbaar.
• Aan het eind vat je de verschillen samen en maak je de overstap naar de uitleg.

Bekijk hier het boek Online trainen »

3. Uitleg van de theorie online

De uitleg van de theorie is het saaiste onderdeel van een online training. Tijdens de uitleg voelde ikzelf minder contact en een aantal deelnemers ook. Ik heb daar voorlopig geen oplossing voor, behalve de tip om het heel kort te houden. En start altijd met een glijbaan. Als je online start met de theorie is de kans heel groot dat je deelnemers afhaken. Dat gebeurt ook als je interactief start met werkvormen die didactisch niet zo scherp zijn, bijvoorbeeld een brainstorm over de theorie of het uitwisselen van associaties of tips.

Moedig deelnemers aan om vragen te stellen tijdens je uitleg. Zodra er een vraag komt, klik je de sheet weg en zorg je dat iedereen elkaar in beeld heeft. Of je gaat zitten als je bij een flipover stond.

Ik lees wel eens de tip om iedereen op mute te zetten als je uitleg geeft. Dat vind ik geen goed idee. Want daardoor zijn deelnemers minder betrokken en je mist de kans om te horen dat je niet helder bent of deelnemers het niet met je eens zijn.

Tot slot: mail je presentatie, flappen en checklist vooraf naar de deelnemers. Die kunnen ze er dan bij pakken en aantekeningen maken.

4. Tussenoefeningen online

Na de uitleg komt een tussenoefening. Alle drie de basisvormen kun je goed vertalen naar een online training.

4a. Een deelvaardigheid oefenen

Bij deze tussenoefening oefenen de deelnemers een stukje van de checklist. Ze oefenen bijvoorbeeld de eerste stap van de checklist: zeg eerst iets aardigs en zeg daarna ‘nee’. Of ze bespreken samen wat hun belangrijkste klus is en hoe je daar tijd voor kunt maken. Het fijne van deelvaardigheden oefenen, is dat het simpel is en in tweetallen kan. Je hebt hier twee keuzes.

1. In tweetallen in eigen virtuele ruimte. Je kunt een aparte kamer maken voor elk tweetal. De deelnemers kunnen je erbij roepen als ze een vraag hebben en je kunt ook virtueel binnenlopen om extra te helpen. Op sommige platforms kun je de eindtijd instellen met een countdown, zodat iedereen op het hetzelfde moment terug is in de plenaire sessie.

2. Samen bellen. Je kunt de deelnemers de oefening ook telefonisch laten doen. Dan kunnen ze hun ogen even rust geven en kunnen ze bewegen. Het nadeel is dat je dan niet bij de subgroepjes kunt kijken. Dit is een prima optie als de oefening gemakkelijk genoeg is. Stem vooraf de tijd af, zodat iedereen weer op tijd online is.

De nabespreking: werk toe naar succes

Tijdens de nabespreking check je of iedereen de checklist heeft kunnen toepassen. Soms komt daaruit dat dingen niet gelukt zijn. Vraag dan net als in een echte training: ‘Zet even neer wat er gebeurde.’ Vraag de groep om feedback of geef die zelf. Zo wordt een valkuil duidelijk. Natuurlijk wil je dan ook laten herkansen. Vraag de groep om een tip of geef er zelf een. Herkansen kan op twee manieren.

1. Laat de deelnemer die aangaf dat het niet lukte herkansen. Help hem om het nu goed te doen en stop zodra het is gelukt en het effect zichtbaar is. Zo krijgt de deelnemer een succeservaring en is voor iedereen zichtbaar hoe het wél moet.

2. Laat de tegenspeler opnieuw starten, vlak voor het lastigste punt. Bijvoorbeeld een schoonmoeder die verontwaardigd zegt: ‘Maar waaróm willen jullie dan niet gezellig met Kerst in een huisje?’ Zet stop en vraag: ‘Wat zou je nu zeggen? Schrijf dat in de chat.’ Zo oefent iedereen met de tip. Lees de tips voor met de juiste stemtaal en vraag de tegenspeler: ‘Hoe komt dit over?’ Het effect is vaak nog sterker, omdat er allemaal goede zinnetjes achter elkaar komen. Hartstikke snel, leuk en effectief.

4b. Een puzzel maken

Met een puzzel zet je een voorbeeld op papier en vraag de deelnemers om de checklist te herkennen. Bijvoorbeeld:

• drie verschillende projectdoelen. Welke voldoet het meest aan de theorie?
• een uitgeschreven dialoog waarin iemand nee zegt. Geef aan wat wel en niet klopt volgens de checklist en verbeter wat niet goed is.

Mail de puzzels van tevoren en laat de deelnemers daar in tweetallen mee aan de slag gaan. Ook dat kan telefonisch of in de virtuele subruimtes. Laat ze terugkomen zodra ze klaar zijn en laat het antwoordvel zien. Plenair bespreek je dan alleen nog de punten antwoorden waarmee ze het niet eens zijn.

4c. Een demonstratie analyseren

Bij een demonstratie pak je als trainer een casus uit de groep en laat je zien hoe je de checklist toepast. In dit blog lees je hoe je dat doet. Een demo kan ook prima online. Maak de demo niet te lang en wees, net als bij een live demo, voorbereid op kritiek. Je zult het waarschijnlijk niet 100% goed doen. En zelfs als je dat wel doet, kunnen deelnemers dingen anders opvatten, doordat ze je lichaamstaal minder goed zien. Dat maakt niet uit: ook fouten zijn leerzaam. Bespreek de demo dus zorgvuldig na: wat heb je me zien doen? Wat heb ik wel toegepast en wat niet?

Extra tips bij tussenoefeningen

Je weet de cases al, gebruik die

Het aardige van vooraf cases inventariseren, is dat je die kunt gebruiken in tussenoefeningen. Laat iedereen proberen om hun schoonmoeder aardig te vertellen dat ze met Kerst niet in een huisje willen. Kies een casus uit waarbij jij je prettig voelt om er een demo mee te doen. Maak een puzzel met de projectdoelen die je deelnemers hebben ingeleverd. Zo werk je dicht bij de praktijk.

Zorgvuldig instrueren

Online luistert de instructie van oefeningen nog nauwer dan in een live training. Live kun je snel de groepjes langs en weet je binnen vijf minuten of iedereen de oefening snapt. Online is dat lastiger. Bij een oefening aan de telefoon hoor je sowieso niet wat ze doen en ook als ze in kamertjes zitten, kost het veel tijd om overzicht te krijgen. Geef daarom een heldere instructie. Mail de instructie of zet die in de chat. Doe elke oefening één keer plenair voor. Geef ook de procedure voor feedback aan.

Bekijk het boek Online trainen »

5. De kernoefening online

Uiteindelijk wil je dat alle deelnemers zelf oefenen met een eigen casus. Dat doe je in de kernoefening. In dit blog beschrijf ik hoe je de kernoefening met een rollenspel normaal begeleidt. Omdat de kernoefening nooit in één keer goed gaat, is het belangrijk dat de deelnemers feedback krijgen en kunnen herkansen. Als je communicatievaardigheden traint, kan dat ook online. Je hebt wel een platform nodig waarbij deelnemers in subgroepjes kunnen werken en jij kunt aanschuiven om te zien hoe ze werken.

Als het om rollenspellen gaat, gebruik ik in een live training vaak stapstenen: je werkt de checklist uit op losse A4’tjes en de gesprekspartner gaat fysiek de stapstenen langs om zo alle stappen van de checklist te oefenen. Online is dat lastiger. Ik heb geëxperimenteerd met souffleer-A4’tjes en dat ging goed. Werken met souffleer-A4’tjes doe je als volgt.

• Mail vooraf de stapstenen naar de deelnemers en vraag ze om die uit te draaien.
• Werk in drietallen: A oefent op B. C houdt het A4’tje omhoog van de stap die A oefent. Geef ook hier weer knoppeninstructie: A moet zijn eigen beeld verbergen, zodat hij B en C in beeld heeft.
• Als A het goed doet, houdt C het volgende A4’tje omhoog. Lukt die stap niet, dan zet C stop en geeft feedback. A probeert het opnieuw.

Bij een inhoudelijk onderwerp kun je kiezen. Of je laat de kernoefening in de bijeenkomst zelf doen, of je maakt er een opdracht van waarop je later feedback geeft. De deelnemers schrijven bijvoorbeeld een sollicitatiebrief of maken een dagplanning bij een training timemanagement. Als je dat ter plekke laat doen, bedenk je vooraf hoe je de nabespreking vormgeeft. Laat de deelnemers hun dagplanning mailen en daarna pauze houden.

In hun pauze pik jij er twee uit die je als voorbeeld wil bespreken. Met de eyeopeners die dat geeft, laat je de deelnemers elkaar in tweetallen feedback geven. Je kunt er ook een thuisopdracht van maken. De deelnemers sturen hun resultaat naar een maatje. Die geeft feedback en stuurt het resultaat door naar jou. Jij geeft feedback en stuurt het resultaat naar beiden. Op deze manier leren de deelnemers dubbel: door de feedback op hun eigen oefening te verwerken en door feedback op iemand anders te geven.

Je kunt beide aanpakken ook combineren. Na de sessie is er een individuele opdracht. Je geeft iedereen feedback en plant later nog een uurtje online in met de hele groep om de resultaten te bespreken. Als je dat laatste doet, bereid je het wel goed voor. Laat bijvoorbeeld drie voorbeelden zien van valkuilen en goed toegepaste tips. Zorg ervoor dat niet één deelnemer het slechte voorbeeld is en dat je een ander de hemel in prijst.

Overall: hoe houd je contact online?

Een algemene vraag bij online trainingen is hoe je contact houdt met de groep. Want dat is vaak wat minder dan bij een live training. Wat helpt om het contact goed te houden?

1. Maak bruggetjes

Maak duidelijke bruggetjes. Oogst wat de vorige stap heeft opgeleverd, wat de deelnemers nog lastig vinden en kondig aan wat je gaat doen. Die vragen kun je prima in de chat stellen; dan krijg je een goed beeld waar iedereen zit. Na een ontdekkend rollenspel vraag je bijvoorbeeld:

• welke valkuilen herkende je? Zet die in de chat.
• welke tips werken? Zet die in de chat.

2. Checkvragen

Soms weet je niet of je al kunt doorgaan naar een volgende stap. Check dit met duim omhoog/omlaag. Willen deelnemers door, dan steken ze hun duim omhoog. Hebben ze nog vragen of willen ze ergens bij stilstaan, dan doen ze hun duim omlaag.

3. Gebruik de chat

Tijdens een live training ga ik na een uitleg altijd zitten en vraag: ‘Hoe klinkt dit?’ Dan delen deelnemers wat er in hun hoofd zit en kan ik checken hoe het overkomt. Bezwaren en andere visies komen dan ook op tafel. Online is dat minder effectief, want de deelnemers zijn wat geremder om dit te delen. Gebruik daarom de chat en stel een gerichte vraag. ‘Wat spreekt je hierin aan? Waarover twijfel je nog? In hoeverre denk je dit te kunnen gebruiken in jouw situatie?’ Geef je deelnemers even tijd om de antwoorden van de anderen te lezen voordat je zelf reageert.

4. Vooraf: zet je liefde en je lol aan

Online werken kan afstandelijker voelen. Bereid je dus goed voor. Zet je liefde en je lol aan, net als bij een gewone training. Dan zorg je ervoor dat de deelnemers je als dichtbij ervaren en kan er ook gelachen worden. Dat geeft verbinding.

5. Houd de groepen klein

Normaal werken we met groepen van maximaal twaalf deelnemers. Bij dat aantal kun je in een live training nog alle subgroepjes in de gaten houden. Online gaat dat lastiger: je kunt niet alle groepjes in een keer overzien, maar moet bij allemaal apart langs. Dat kost tijd. Wil je genoeg zicht houden op alle deelnemers dan zijn twee of drie subgroepjes ideaal.

6. Train halve dagen

Online trainen, is veel vermoeiender dan live trainen. Een hele dag online is al snel te vermoeiend en dan haken deelnemers af. Halve dagen rainen, werkt prettiger.

7. Neem de regie

In een online training neem je meer regie dan in een gewone training. Deelnemers hebben meer houvast nodig.

• Geef een tijdsplanning mee: hoe laat is de pauze, wanneer zijn er oefeningen?
• Geef duidelijk aan welk stuk ze voor hun neus moeten hebben.
• Werk met hand opsteken en beurten geven.

Je moet je opzet dus goed uitgedacht hebben, hoe beter je voorwerk, hoe beter het resultaat.

Bekijk hier het boek Online trainen »

Online trainen: een prima aanvulling

Al met al vind ik online trainen een prima aanvulling op live trainen. Maar het heeft ook beperkingen.

Om te beginnen kun je online alleen die vaardigheden oefenen waarbij de lijfelijke aanwezigheid van deelnemers of materialen niet essentieel is. Tweegesprekken of presentatievaardigheden kun je online oefenen en schriftelijke vaardigheden ook. Maar online leren hoe je een taart bakt of omgaat met fysieke agressie is lastig. Dat doe je het best live. Datzelfde geldt voor veel train-de-trainer vaardigheden, onze corebusiness. Als je wilt oefenen hoe je een groepsdiscussie leidt, is de fysieke aanwezigheid van een groep cruciaal.

Daarnaast is het contact in een online training minder persoonlijk dan live. Dat vind ik een groot gemis. Tijdens een live training maken de deelnemers op allerlei momenten praatjes, met elkaar en met jou als trainer. Daardoor ontwikkelen ze snel een onderlinge band en durven ze steeds meer van zichzelf te laten zien. En dat is essentieel, want hoe meer deelnemers durven delen en openstaan voor feedback, hoe meer ze leren.

Bovendien zie je online minder goed wanneer iemand afhaakt, ergens van baalt of het niet met je eens is. Live zie je dat vrij snel en dan kun je er wat aan doen: of je gaat plenair in op de kritiek of je checkt in de pauze onder vier ogen. Maar online kan weerstand lang onopgemerkt blijven en dat vermindert altijd het leren.

Daarom zie ik online trainen dus niet als een vervanger van live trainen, maar wel als een goede aanvulling. Zeker in tijden van social distancing.