7 tips om je training te evalueren
‘Ik vond het fijn hoe je reageerde toen ik vertelde dat ik in scheiding lag. En ook hoe je me de vrijheid gaf om de opleiding op eigen tempo te volgen. Maar ik had het wel fijn gevonden als je later nog een keertje had gevraagd hoe het met me ging.’
Als ik haar evaluatie lees, weet ik het meteen: deze deelnemer heeft gelijk. Ik had haar nog een keer moeten vragen hoe het met haar was. Maar tijdens de bijeenkomsten zag ik dat ze aanhaakte en tussendoor leverde ze alle opdrachten op tijd aan. Daardoor dacht ik dat het goed ging. Stom, want natuurlijk ging het nog niet goed met haar. Ik had er meer aandacht voor moeten hebben.
Een schriftelijke evaluatie lijkt soms een moetje. Zeker nu ik dat al meer dan 30 jaar doe. Wat voor nieuws kunnen deelnemers me nog vertellen? Maar ik heb er altijd wat aan, of het nou feedback op mijn persoon is of feedback op de inhoud en opbouw van de training. Bovendien geeft feedback deelnemers de mogelijkheid om hun hart te luchten.
In dit blog geef ik zeven tips voor de evaluatie van een training. Hoe richt je die zo in dat deelnemers kunnen zeggen wat ze op hun hart hebben en dat jij ervan kunt leren?’
1. Gebruik een 10 puntsschaal en vraag om toelichting
Om te kunnen leren van een evaluatie heb je eerlijke feedback nodig van deelnemers. Die krijgt je eerder als je werkt met een tien puntsschaal, dan met een vijf puntsschaal. Met een vijf puntsschaal verleid je deelnemers namelijk om vieren en vijven te geven – een drie oogt voor veel deelnemers te mager. Met een tien puntsschaal voorkom je dit probleem, want deelnemers die matig tevreden zijn, durven vaak wel een zeven of zes te geven.
Op een tien puntsschaal kun je de score van deelnemers als volgt interpreteren. Negens of tienen zijn super: dan zijn de deelnemers zo tevreden dat ze jouw training uit zichzelf aanbevelen aan anderen. Achten zijn prima: de deelnemers zijn tevreden. Een enkele zeven is niet erg, maar als je vooral zevens krijgt, is er iets aan de hand. En elke zes of lager staat voor een ontevreden deelnemer. Dan is er echt iets misgegaan en zo’n evaluatie is eigenlijk een klacht.
Vraag trouwens niet alleen naar cijfers, maar ook om toelichting. Om uit te lokken dat deelnemers complimenten én kritiek geven, stel je gerichte vragen. ‘Wat vond je goed?’ ‘Wat vond je minder goed?’ Wat miste je?’ Ben je benieuwd naar feedback op bepaalde punten, bijvoorbeeld omdat je die hebt veranderd? Vraag daar dan ook gericht naar.
2. Bel na bij forse kritiek en bij een 6 of lager
Bij een goede evaluatie krijg je vaak ook kritische noten. ‘Ik vond je behoorlijk streng.’ ‘Het programma op de eerste dag was te veel herhaling, ik miste diepgang.’ ‘Je hebt me drie keer afgekapt. Na de laatste keer heb ik maar niks meer gezegd.’ Je eerste neiging kan zijn om je daarvoor af te sluiten (‘De anderen zijn wel tevreden!’), om de bal terug te kaatsen (‘Alsof ze zelf zoveel inbreng had!’) of om je schuldig te voelen (‘Wat erg dat ik dit heb gedaan!’)
Kortom, zelfrechtvaardiging of zelfbeschuldiging liggen op de loer. Laat forse kritiek daarom even betijen en bel de deelnemer dan na om toelichting te vragen. Daarmee bereik je drie dingen.
1. Je gaat echt snappen wat de deelnemer bedoelt. Vaak is dat niet meteen duidelijk. Als je na belt, kun je de kritiek uitvragen en ga je beter begrijpen wat je precies onhandig deed en wat het effect was.
2. Voor de deelnemer is het fijn. Die heeft zich een tijdlang gestoord aan iets en nu pas zijn hart gelucht op het evaluatieformulier. Dat is spannend om te doen. Als de deelnemer daar niets op terug hoort, is dat heel onbevredigend.
3. De angel gaat uit de kritiek. Wanneer je belt en laat merken dat je wilt snappen wat je niet handig hebt gedaan, zijn deelnemers vaak al veel milder. Ze vergeven je je onhandigheid en daardoor kun je ook milder naar jezelf gaan kijken. Dat maakt het weer gemakkelijker om ervan te leren.
3. Neem de kritiek van één deelnemer ook serieus
Elf deelnemers zijn lyrisch over je training, maar één vond die niet praktisch genoeg. Wat doe je daarmee? Een voor de hand liggend advies is: ‘Richt je op de meerderheid, want je kunt nooit iedereen tevredenstellen.’ Het tweede deel van dit advies is misschien waar, maar het eerste deel niet. Want juist die ene deelnemer legt een zwakke plek bloot. Sowieso zijn er vaak meer mensen die last hadden van hetzelfde punt, maar het niet belangrijk genoeg vinden om het te noemen op het evaluatieformulier. Als je zulke feedback negeert, zijn er over een jaar dus misschien wel twee of drie deelnemers die zeggen dat je training te theoretisch is.
Doe dus je voordeel met die ene kanarie in de kolenmijn en bel hem of haar op. Dat is niet gemakkelijk, want als je je verdiept in de kritiek ga je je vaak een tijdje slecht voelen over jezelf. Dat gevoel hoort erbij en ebt ook weer weg. Zeker als je iets doet met de kritiek en na een tijdje merkt dat dat je training er beter van wordt.
4. Evalueer niet anoniem
Aan anonieme evaluaties heb je weinig. Want dan kun je niet nabellen en bij kritiek is dat vrijwel altijd nodig. Een anonieme evaluatie nodigt sommige deelnemers bovendien uit tot wel erg ruige bewoordingen.
Evalueer daarom niet anoniem. Dat maakt het spannender voor deelnemers. Die kunnen bang zijn dat ze afgerekend worden op kritiek. Zeker als je halverwege een traject evalueert of als ze weten dat je hun evaluaties bespreekt met hun leidinggevende (‘Ja, Johan is altijd kritisch, in deze training ook weer.’) Het is dus belangrijk dat je deelnemers uitnodigt om te zeggen wat ze er echt van vinden.
Je maakt de drempel voor kritiek lager als je vertelt dat je graag wilt leren en dat je dus veel hebt aan hun feedback. Wat kun je zo houden, wat kun je verbeteren? En je vertelt er ook bij dat je hun feedback alleen anoniem terugkoppelt naar hun leidinggevende.
5. Vraag collega’s om hulp
Soms krijg je feedback waarin je je echt niet herkent. Jaren geleden kreeg ik van een teamleider te horen dat ik de groep ‘niet onder controle had’ en ik snapte niet wat hij daarmee bedoelde. Tot dan toe had ik juist veel complimenten gekregen van deelnemers die vonden dat ik helder de leiding nam. Dus waarover ging dit?
Toen ik deze feedback voorlegde aan mijn ervaren collega ging hij een volgende keer mee om me te observeren tijdens de training. Na afloop kon hij precies aangeven wat ik niet handig deed: ik reageerde niet op mensen die met elkaar gingen kletsen. Dat gebeurde eerst heel kort bij één koppel. Daarna gebeurde het wat langer bij datzelfde koppel. Toen gebeurde het bij een ander koppel en zo liep het op. Ik ben de les nooit meer vergeten.
Durf collega’s dus om hulp te vragen. Vraag ze om mee te gaan naar een training of leg ze een opname voor. Zij kunnen je helpen om je blinde vlekken zichtbaar te maken.
6. Reken trainers niet af op de cijfers
Ik weet dat trainingsbureaus hun freelancers soms afrekenen op evaluatiecijfers. Trainers die minder dan een 8,5 scoren, worden dan niet meer gevraagd. Dat lijkt misschien goed voor de kwaliteit, maar het tegendeel is waar. Want het leidt ertoe dat freelancers hun deelnemers vertellen dat ze beoordeeld worden op de evaluatiegegevens. Met als gevolg dat de deelnemers hun trainer een hoog cijfer geven, want ze willen hem of haar niet afvallen.
Gebruik cijfers dus niet om af te rekenen, maar om van te leren. Wanneer een freelancer op sommige punten wat lager scoort, is je reactie als opdrachtgever: ‘Zullen we hier samen eens naar kijken?’ Zeggen: ‘Jou vragen we niet meer’ zorgt ervoor dat trainers deelnemers uitnodigen tot aardige in plaats van eerlijke evaluaties. En dat leidt ertoe dat bestaande fouten gehandhaafd blijven.
7. Kijk het beest in de bek
Soms loopt een training niet. Trekken en sleuren – je bent bang dat de deelnemers er niks aan vinden en jou een verschrikkelijk trainer vinden. Ga je dan evalueren of sla je het maar even over?
Overslaan is heel begrijpelijk. Je hebt geen zin om al die shit over je heen te krijgen. En toch is het handiger om ook dan te evalueren, want meestal valt de evaluatie mee. De cijfers zijn vaak minder erg dan je vreesde. Of er blijkt één deelnemer echt ontevreden en die geeft je een drie (dat is me wel eens overkomen), maar de rest is best oké.
Zelfs als de hele groep jouw training niets vond, kun je dat maar beter op tafel krijgen. Want alleen dan kun je nabellen, ervan leren en het een volgende keer beter doen. Is het een tussenevaluatie, dan heb je de kans om een killing the leader te doen en het contact herstellen. Daarover lees je meer in dit blog. (https://www.schoolvoortraining.nl/killing-the-leader/)
Meer lezen?
In het boek Goed voor de groep staat een hoofdstuk over hoe je als trainer kunt leren van kritiek. Hoe werken zelfrechtvaardiging en zelfbeschuldiging precies en hoe kom je daar doorheen en help je je collega die last heeft van een negatieve evaluatie?
Als je mondeling evalueert kun je soms het gevoel krijgen: ‘Had je dat niet eerder kunnen zeggen?’ In dit blog lees je waarom die reactie niet handig is en wat je beter kunt doen.
Verhelderend!
Omdat twee organisaties waarvoor ik werk met anonieme evaluaties werken die ik vaak pas veel later of niet zie, doe ik een dubbele ronde. Eerst de evaluatie ter plekke invullen, anoniem, en daarna een rondje maken met vragen naar plussen en minnen. Het lijkt dubbel, maar ik heb gemerkt dat deelnemers het ook prettig vinden als ze erachter komen dat er meer mensen zijn die iets wel of niet fijn vinden, en de anonieme evaluatie geeft alvast tijd om na te denken wat precies. In de afsluiting kan ik dan ook meteen meenemen wat ik moet aanpassen in de volgende trainingsdag. Zo merken ze dat ik ook bereid ben om te luisteren naar wat niet fijn was, en daarmee aanpassingen kan doen.
Ten slotte heeft het me opgeleverd dat als mensen nog later iets bedenken, ze me soms nog een mail sturen die goed onderbouwd is, en waarmee ik nog meer kan. Of excuses, zoals van de deelnemer die me een 2 gaf. Een jaar later kwam ze daar nog op terug.
Mooie uiteenzetting Karin de Galan. Vooral punt vier, niet anoniem evalueren vind ik een belangrijk punt ook voor het onderwijs. Daar hadden we ook na ieder vak een evaluate met anonieme enquête. Naast het feit dat het met name de paar ontevreden studenten waren die het invulden, kon ik ze ook niet vragen hoe ik het beter kon doen. Heel machteloos voelde dat. Ik deed daarom ook altijd een evaluatiegesprek met de klas aan het eind van een module en dat vond ik veel waardevoller. Door het gesprek aan te gaan kon ik ook laten zien dat ik echt wilde weten waar de schoen wringt en wat ik, de organisatie of de student anders kon doen in het vervolg. En zo werd zo’n gesprek een mooi leermoment voor allemaal en kweek je een cultuur van openheid, reflectie en respect.