CRKBO en BTW

Vorige maand hebben we een audit van het CRKBO gehad, het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs. Dat was nodig omdat we graag willen blijven trainen zonder onze klanten BTW in rekening te brengen. Omdat ik weet dat veel trainers binnenkort dezelfde audit krijgen, vind je in dit blog mijn ervaringen en tips over het CRKBO en trainen zonder BTW.

Tip 1: kies bewust voor het CRKBO

Denk je erover om BTW-vrij te gaan of te blijven werken? Bedenk dan goed of je dat echt wil, want BTW-vrij werken heeft niet alleen voordelen. De belangrijkste voor- en nadelen op een rijtje.

Voordelen

• Je trainingen worden interessanter voor private klanten. (Voor zakelijke klanten, die zelf BTW kunnen aftrekken, maakt het niet zoveel uit of je BTW-vrij kunt werken.)
• Je kunt freelancen voor de grotere trainingsbureau’s (want die eisen vaak dat je BTW-vrij werkt).
• Je hoeft geen BTW-boekhouding meer bij te houden.

Nadelen

• De audit kost tijd, energie en geld (dat loopt uiteen van €140 tot €1000 per 4 jaar).
• Je kunt de BTW die je leveranciers betaalt (voor zaalhuur, catering et cetera) niet meer verrekenen met de BTW die je klanten in rekening brengt. Daardoor worden je kosten hoger.

Veel trainers lijken de nadelen op de koop toe te nemen, want de meesten van ons staan nu ingeschreven bij het CRKBO. Vaak zal dat noodgedwongen zijn gebeurd, want vrijwel alle trainingsbureaus eisen tegenwoordig van freelancers dat die BTW-vrij werken. Veel keuze hadden ZZP-ers de laatste tijd dus niet, maar misschien gaat dat veranderen als de markt weer aantrekt. Daar komt bij dat het CRKBO de spelregels zo veranderd heeft dat ZZP-ers BTW-vrij werken voor trainingsbureaus mogen combineren met BTW-plichtig werken voor eigen klanten. Zie tip 2.

Meer weten over BTW-vrij trainen? Lees hier verder.

Tip 2: instelling of docent?

Ga je BTW-vrij werken of blijf je dat doen? Kijk dan goed hoe je je registreert bij het CRKBO. Dat kan namelijk op 2 manieren: als instelling en als docent.

Voor het CRKBO ben je een instelling wanneer je onder eigen vlag trainingen aanbiedt. Je bent dan hoofdaannemer en draagt de volle verantwoordelijkheid voor je aanbod. Het doet er niet toe of je de trainingen zelf uitvoert of anderen daarvoor inhuurt – beide mag. Als instelling mag je BTW-vrij werken nadat je de zwaarste en duurste audit van het CRKBO gehad hebt.

Ben je freelancer en voer je alleen trainingen uit voor anderen? Dan ben je volgens het CRKBO docent. Als docent ben je ‘alleen’ verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van de training en niet voor de hele rimram er omheen. Daarom is de toets voor docenten ook lichter en goedkoper dan die voor instellingen. Heb je als trainer een SPHBO-diploma gehaald, bijvoorbeeld voor de opleiding train de trainer? Dan kun je je rechtstreeks laten registreren als docent en heb je helemaal geen audit nodig.

Nu geldt voor veel trainers dat ze soms werk uitvoeren voor anderen (docent) en soms eigen klanten bedienen (instelling). Lange tijd moest je dan automatisch de zware audit voor instellingen doen om BTW-vrij te kunnen werken. Maar sinds 1 januari 2014 mag je als ZZP-er van 2 walletjes eten: je mag BTW-vrij werken voor anderen en je mag ook eigen klanten bedienen zolang je die wél BTW rekening brengt. Deze combinatie is nieuw en interessant voor veel ZZP-ers die zich 4 jaar geleden noodgedwongen hebben laten registreren als instelling. Zij kunnen nu overstappen naar het lichtere regime.

Tip 3: kijk eens bij de SER en de NRTO

Als je besloten hebt dat je BTW-vrij wilt (blijven) werken, download je het auditformulier van de site van het CRKBO. Dan zie je allemaal aandachtspunten waarvan je denkt ‘Waarom moet dit?’ Ik ging er meer van snappen toen ik ontdekte dat het CRKBO niet op eigen houtje handelt.

De afgelopen jaren hebben werkgevers- en consumentenorganisaties druk overlegd over de rechten en plichten van deelnemers en trainers. Dat gebeurde onder meer in de Sociaal Economische Raad (SER) die op 12 november 2013 uitgebreide voorwaarden publiceerde voor de consumenten van particuliere onderwijsinstellingen. De brancheorganisatie van trainingsbureaus, de Nederlandse Raad voor Training en Opleiding (NRTO), heeft die voorwaarden overgenomen en er een ethische code onder geschoven. Het is de moeite waard om deze documenten eens door te nemen, want daardoor gaat het auditformulier van het CRKBO meer leven.

Tip 4: gebruik de audit om te leren

De verleiding is groot om het auditformulier van het CRKBO te gebruiken als een afvinklijst en dat is jammer. Want met afvinken, wordt de procedure een verplicht nummertje, een lastige klus die je snel wil klaren.

Toen ik de audit 4 jaar geleden voor de eerste keer deed, heb ik hem gebruikt om van te leren. Ik realiseerde me dat de eisen van het CRKBO konden helpen om onze procedures op orde te brengen. Krijgen klanten alle relevante informatie, hoe bewaak ik de kwaliteit van de trainers binnen de school voor training, kloppen de leveringsvoorwaarden, is er een goede klachtenregeling? Sommige onderdelen waren een zwakke plek: ik richt me vooral op de kwaliteit van de trainingen en vind de rest minder belangrijk. Maar ik realiseer me ook dat dat niet prettig is voor klanten en mogelijk schadelijk voor mijn bedrijf.

De ‘blik van buiten’ van de auditor helpt me om scherp te blijven. Door van buiten naar binnen te kijken, viel me bijvoorbeeld op dat onze leveringsvoorwaarden en ons privacyreglement simpeler konden, dat klanten niet alle informatie op één plek konden vinden en dat sommige zinnetjes dubbelzinnig waren. Het was mooi om dat te kunnen verbeteren. Doordat we de audit nu als leerervaring zien en niet als verplicht nummer, is het leuker om eraan te werken.

Tip 5: zorg voor een goede klachtenregeling

Het is misschien een detail, maar zorg voor een goede klachtenregeling. Wij hebben op dit ogenblik een eigen klachtencommissie en het CRKBO vindt dat goed. Er zijn ook andere mogelijkheden. Als ZZP-er kun je goed terecht bij de Nederlandse Orde voor Beroepstrainers (NOBTRA) en gebruik maken van haar klantenprocedure. Aansluiten bij de NOBTRA kost €175 per jaar. Je kunt klachten ook laten afhandelen via de Stichting Geschillencommissie voor Consumentenzaken. Dat kost €550 per jaar en je bent dan verplicht om te werken met de leveringsvoorwaarden van de SER (zie hierboven). Wanneer je lid wordt van de NRTO (zeker €1100 per jaar) ben je automatisch aangesloten bij de Geschillencommissie.

Ik ben trouwens websites tegengekomen van trainingbureaus die beweren dat klanten met klachten terechtkunnen bij de NOBTRA. Navraag leerde echter dat bureaus zich niet kunnen aansluiten bij de NOBTRA, alleen individuele trainers kunnen dat doen. Let dus goed op wat je belooft.

Tip 6: kijk naar de nieuwe consumentenregels

Vanaf 13 juni 2014 gelden er nieuwe regels voor de verkoop van producten en diensten aan consumenten. Het CRKBO heeft veel daarvan al verwerkt in de audit. Twee regels zijn nieuw en belangrijk voor trainers.

Wanneer je een training verkoopt via Internet, hebben klanten vanaf 13 juni een wettelijke bedenktijd van 14 kalenderdagen. Binnen die termijn kunnen ze kosteloos annuleren. Als verkoper ben je verplicht om deze termijn duidelijk te noemen; wanneer je dat vergeet, wordt de bedenktijd automatisch 12 maanden en kunnen deelnemers dus tot het laatste moment kosteloos annuleren. Let daarom goed op dat je de bedenktijd noemt. Wanneer je geregistreerd bent bij het CRKBO wordt de bedenktijd nog langer: klanten hebben dan 14 werkdagen de tijd om kosteloos af te zien van een training!

Wanneer je een training verkoopt via je website moeten klanten op een bepaald moment op een bestelknop drukken. Van de overheid moet je als verkoper voortaan duidelijk maken dat klanten daarmee een betalingsverplichting aangaan. Wij hebben dat opgelost door onder aan ons inschrijfformulier de volgende tekst te plaatsen. ‘Let op: wanneer je dit formulier verzendt, ga je een contract met financiële verplichtingen aan.’ Niet erg elegant, maar wel duidelijk.

Tip 7: koester kritische klanten

Heb je de audit gehad en ben je geslaagd? Proficiat! Geniet dan even van je welverdiende rust, maar zak vooral niet weg. De regels waarmee je te maken hebt, veranderen continue (zie tip 6). Gelukkig zijn er klanten die af en toe aan de bel trekken omdat ze dingen onduidelijk vinden. Beschouw hun feedback als een cadeautje waardoor je de werkprocessen en communicatie scherp kunt houden. En wees blij met het CRKBO dat veranderende regels verwerkt in haar audit, zodat je weet dat je up to date werkt als je die audit elke 4 jaar aflegt.