3 tips om deelnemers snel aan boord te krijgen

Ik geef trainingen over projectmanagement. Veel van mijn deelnemers zijn beginners die geen idee hebben wat dat inhoudt. Daarom start ik altijd met een overzicht van wat projecten zijn en hoe je die aanstuurt. Maar na m’n inleiding heb ik het gevoel dat ze het nog niet snappen. En de ervaren deelnemers zie ik juist in de weerstand schieten. ‘Zo werkt het bij ons niet!’ Hoe kan ik mijn training zo beginnen dat ik alle deelnemers snel aan boord heb?

De start van een training is altijd een uitdaging. In dit blog geef ik 3 tips hoe je alle deelnemers snel aan boord krijgt zonder dat het je als trainer veel energie kost. Als je het goed doet, heb je iedereen vóór de lunch in de leerstand.

Tip 1. Start met je meest sexy onderdeel

De belangrijkste tip is dat je start met je meest aantrekkelijke onderdeel. Dat is het onderdeel waarvan je deelnemer meteen voelt: ‘Daar kan ik wat mee!’

In de praktijk gebeurt dat zelden. De meeste trainers starten met een overzicht, met de ‘basis’. Dat lijkt voor de hand te liggen, want op die basis bouw je verder (anders zou het geen basis heten, toch?) En zo start de trainer projectmanagement met een uitleg van wat een project is; geeft de IT-trainer een overzicht wat het nieuwe computerprogramma allemaal kan; en vertelt de communicatietrainer eerst over het zender-ontvanger-model.

Jammer genoeg zijn er maar weinig deelnemers die daar warm van worden. Met een overzicht van de basis kunnen ze namelijk niks in de praktijk – het lost geen probleem voor ze op. En dus groeit de afstand. De beginners vragen zich nog steeds af wat ze hiermee moeten. En de ervaren deelnemers zullen vooral ja-maren.

Laat het nut ervaren

Je krijgt deelnemers snel aan boord wanneer je start met een onderdeel waarvan ze het nut meteen ervaren. Dat geldt ook voor onervaren deelnemers. Stel je voor, je bent al wat ouder en hebt nog nooit een smartphone hebt gezien. Waarvan word je dan enthousiaster? Wanneer iemand je 30 minuten lang vertelt wat alle mogelijkheden en apps zijn? Of wanneer je in 10 minuten leert hoe je een WhatsApp-je stuurt aan je kleinkind en dan nog antwoord krijgt ook?

Start je training daarom altijd met je meest sexy onderdeel. Kijk naar het totale programma en kies daaruit een onderdeel waaraan de deelnemers meteen wat hebben. Voor de training projectmanagement kan dat de krachtenveldanalyse zijn: hoe breng je in beeld welke mensen en ontwikkelingen jouw project gaan belemmeren en welke het gaan steunen? En voor de training communicatieve vaardigheden is dat misschien het aanspreken van een collega. Hoe zeg je dat je de balen hebt van zijn labbekakkerige gedrag – maar dan op zo’n manier dat je geen ruzie krijgt?

Na dit eerste onderdeel hebben de deelnemers iets tastbaars gekregen en zijn ze binnen. Daarna kun je alsnog een overzicht geven wanneer je dat nodig vindt. De deelnemers zullen dat dan beter snappen, omdat ze al bezig zijn geweest met de praktijk.

Tip 2. Start met een actieve oefening over de praktijk

Je weet nu wat je eerste onderdeel gaat worden. Nu is de vraag hoe je dat gaat opbouwen. Met eerst een uitleg en dan oefenen? Dat lijkt logisch, maar doe het vooral niet. Je hebt veel meer impact wanneer je begint met een oefening waarin de deelnemers zelf aan de slag gaan met een praktijkvoorbeeld.

Een krachtenveldanalyse blijft abstract wanneer je over alle stappen vertelt. Hij wordt pas concreet als je start met een voorbeeld. Voor de projectleiders neem je een huis-, tuin- en keukenvoorbeeld. ‘Stel je voor, met kerst wil je een week naar Ibiza, maar dan mis je wel het traditionele kerstdiner van je familie. Je weet dat je oma zwaar teleurgesteld zal zijn en dat ze je moeder zal bewerken om jou tegen te houden. Je zus zal ook aan de telefoon hangen, maar je kinderen zullen Ibiza geweldig vinden. En je partner is dolblij dat ze een keer niet naar jouw familie hoeft. Je ene broer maakt het niet zoveel uit en je andere broer wil wel mee naar Ibiza, maar dat wil jij liever niet. Breng in kaart: wie gaat je vakantie tegenwerken, wie gaat je steunen? Geef ook aan hoeveel invloed ze hebben en wat hun onderlinge relaties zijn.’

Iedereen kan meedoen

Over dit voorbeeld kan iedereen meepraten en zo proeven de deelnemers aan een krachtenveldanalyse voordat je erover hoeft te vertellen. Ze zullen sommige dingen op gezond verstand goed doen – dat is fijn, want dat geeft ze zelfvertrouwen – en andere dingen nog niet goed doen – ook fijn, want dan voelen ze dat ze nog wat te leren hebben. Hierna kun je uitleggen hoe een krachtenveldanalyse werkt en zullen zelfs de onervaren deelnemers snappen wat je bedoelt. Van de ‘ja-maarders’ zul je ook minder last hebben, want die hebben ervaren dat ze soms nog de mist ingaan en daardoor staan ze meer in de leerstand.

Met elke inhoud kunnen deelnemers zelf aan de slag gaan, zo lang je maar een situatie kiest die ze zich kunnen voorstellen. Laat de deelnemers eerst stoeien met een stukje van het nieuwe programma. Geef een casus van een vervelende collega (elke keer te laat bij de vergadering) en laat de deelnemers experimenteren: hoe spreek je hem aan zonder ruzie te krijgen?

Dit lijkt spannend. In elk geval spannender dan een uitleg, want daarmee heb je het begin in eigen hand. Maar een uitleg werkt vaak averechts. Voor onervaren deelnemers blijft een uitleg vaak abstract. Je krijgt glazige blikken en die maken je als trainer alleen maar onzeker. Bij ervaren deelnemers lokt een uitleg vaak tegengas uit: ‘Bij ons werkt dat niet zo!’ Kortom, bij een uitleg is het de trainer die moet werken, maar bij een oefening werken de deelnemers. Je ziet wat ze doen en kunt daarop aansluiten. Misschien is je uitleg dan net wat minder doordacht, maar hij zal veel beter geaccepteerd worden.

Tip 3. Heb het meteen over je deelnemer

Voordat je begint met je eerste onderdeel doe je de aftrap van de training. Daarmee zet je de toon. Wanneer je het goede zegt, krijg je alle deelnemers snel aan boord. Van lauw en afwachtend worden ze nieuwsgierig. Hoe doe je dat?

De kunst is om het over de beleving van de deelnemers te hebben. Je stelt jezelf nog niet voor en vertelt nog niets over het programma. Maar je vertelt wel iets over de lastige praktijk van de deelnemers. Waar lopen zij tegenaan en hoe gaat jouw training ze helpen? Als je dat goed verwoordt, voelen de deelnemers ‘what’s in it for them’ en hebben ze het gevoel dat ze bij jou op hun plaats zijn.

‘Welkom bij de training projectmanagement. Jullie zijn allemaal projectleider of gaan dat worden en dat is een pittige klus. Want wat komt er zoal op je af? Je krijgt te maken met opdrachtgevers die verwachten dat het project snel klaar is tegen weinig geld. Dus hoe voorkom dat je geen beloftes doet die je niet kunt waarmaken? Wanneer je bezig bent met je project heb je soms met tegenslag. Je had verwacht dat afdeling X haar werk op tijd zou doen, maar opeens zijn er drie zieken en loop je uit. En dan heb je nog het geld. Misschien huur je externen in, heb je internen waarvoor je kosten moet verrekenen, weet je dat het geld gaat kosten om voorlichtingsmateriaal te drukken… Hoe breng je in kaart wat je project kost, zodat je aan het eind van de rit niet met een tekort zit?’

Houdt een worst voor

Ook als je nog geen projectleider bent, kun je je wat voorstellen bij deze vragen. De onervaren deelnemers krijgen dus meteen een goed beeld waarover de training gaat. Voor de ervaren deelnemers is zo’n aftrap ook fijn, want zij krijgen het gevoel dat de trainer snapt waarover ze het hebben. Daardoor vermindert eventuele weerstand.

Hierna vertel je wat de training de deelnemers gaat opleveren. Je doet een belofte of houdt een worst voor. De belofte sluit aan op hun problemen. Je stipt dus eerst even de pijn aan en geeft meteen daarna het vertrouwen: bij mij ben je in goede handen. Uiteraard beloof je alleen wat je ook echt kunt waarmaken.

‘In deze training ga je leren hoe je een project in de klauwen houdt. Hoe maak je van meet af aan een goede inschatting van wat haalbaar is, hoe stel je je als gelijkwaardige partner op naar je opdrachtgever, hoe schat je vooraf in wat er kan misgaan en hoe plan je met marges zodat je tegenslagen kunt opvangen.

3 tips om deelnemers snel aan boord te krijgen

1. Start met je meest sexy onderdeel
•  Kies het onderdeel dat de deelnemers meteen voelbaar wat oplevert.

2. Start met een actieve oefening over de praktijk
•  Kies een praktijkvoorbeeld dat ze kunnen herkennen.
•  Laat ze hier eerst zelf mee aan de slag gaan.

3. Heb het meteen over je deelnemer
•  Vertel waar de deelnemer tegen aanloopt in de praktijk.
•  Benoem wat de training gaat opleveren.

Ook zo leren trainen?

Een goed ontwerp is cruciaal om deelnemers snel aan boord te krijgen. Hoe je dat maakt, leer je in de opleiding Train de trainer.