Gedoe in de groep – het hoort bij trainingen. Maar wanneer bespreek je gedoe in de groep plenair en wanneer probeer je het achter de schermen op te lossen?
Je staat in de pauze te kletsen met een groepje deelnemers. Sarah maakt een opmerking over een andere deelnemer: ‘Frank is wel erg vaak te laat hè. Dat stoort me.’ Het klopt inderdaad dat Frank ‘s ochtends en na de lunchpauze een paar keer 10 minuten later binnenkwam. Wat doe je?
1. Je vraagt Sarah om dit rechtstreeks aan Frank te zeggen.
2. Je bespreekt het plenair in de groep.
3. Je spreekt Frank onder vier ogen aan zonder Sarah te noemen.
4. Je negeert het
Dit soort gedoe in de groep hoort bij het trainen. Soms krijg je signalen dat dingen niet lekker lopen of merk je iets op waarvan je haren rechtovereind gaan staan. Iemand geeft bijvoorbeeld aanvallend feedback of deelnemers blijven maar met elkaar kletsen. Hoe ga je hiermee om? Gooi je het in de groep en laat je het de deelnemers zelf oplossen? Neem je als trainer het voortouw en spreek je de deelnemer onder vier ogen aan? Of zet je plenair een norm?
Vier niveaus van communicatie
Om te bepalen hoe je gedoe in de groep aanpakt is het handig om te kijken naar de vier niveaus van communicatie tijdens een training.
1. Inhoud. Dit gaat over het onderwerp van de training.
2. Procedure. Dit gaat over de manier waarop je discussie leidt, werkvormen begeleidt enzovoort.
3. Interactie. Dit is de manier waarop je omgaat met elkaar.
4. Emotie. Dit gaat over het gevoel waarmee iedereen in de training zit.
De eerste twee niveaus – inhoud en procedure – spelen ‘boven de tafel’. Ze zijn voor iedereen zichtbaar. De laatste twee niveaus – interactie en gevoel – spelen ‘onder de tafel’. Ze worden vaak niet benoemd, maar zijn wel aanwezig en iedereen weet dat ook.
Als er gedoe in de groep is, gaat het meestal over het derde niveau: hoe gaan we met elkaar om? Een conflict in de interactie heeft invloed op de inhoud. Als er een langprater is en de groep luistert niet naar hem, komt zijn inhoud niet over. Als iedereen verstoord opkijkt wanneer Frank te laat binnenkomt, zijn de deelnemers afgeleid van de inhoud.
Hoe je gedoe in de groep aanpakt hangt af van het ‘contract’ dat je hebt met de deelnemers. Wat verwachten zij van de training? Komen de deelnemers naar de training om te leren van de interactie? Of gaat het hun om de inhoud van de training en is een fijne interactie daarvoor een voorwaarde? Er zijn een paar mogelijkheden.
1. De training heeft een inhoudelijk doel en een goede interactie is voorwaarde.
2. De training heeft een inhoudelijk doel en het gedoe illustreert die inhoud.
3. De trainingsgroep is een bestaand team en heeft (ook) als doel om beter te leren samenwerken.
Hieronder lees je per geval hoe je gedoe in de groep aanpakt.
1. Inhoudelijk doel, goede interactie voorwaarde
Bij een open training staat altijd de inhoud centraal en ook bij een teamtraining kan dat de bedoeling zijn. De deelnemers en de opdrachtgever verwachten dat ze iets leren over bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden, presenteren of yoga. Dat is het contract dat je hebt met de groep.
Als er dan gedoe in de groep ontstaat is dat voor de deelnemers niet interessant. Ze verwachten dat jij het oplost zodat zij weer lekker kunnen leren. En dat is ook reëel, want het is jouw taak als trainer om de inhoud te beschermen. Als één deelnemer zo lang van stof is dat de groep afhaakt, leert de groep niet meer. En als de groep steeds te laat terugkomt en jij je daaraan ergert kun je daarna niet meer lekker de inhoud in.
Kortom, als de inhoud voorop staat en er gedoe in de groep ontstaat is het handig dat jij dat geruisloos oplost, zodat je weer snel naar de inhoud kunt. Spreek de langprater dus onder vier ogen aan en verwacht niet dat de deelnemers het plenair oplossen. Daar komen ze namelijk niet voor. Komt de groep te laat terug van een pauze? Maak er dan een opmerking over, maar maak er geen groot ding van. De groep komt niet om te leren over ‘hoe gaan we met elkaar om’. En het doel van de groep is ook niet om taakvolwassen te worden. Dat is wel handig voor het leerproces, maar geen doel op zich.
2. Inhoudelijk doel, gedoe illustreert inhoud
Maar wat als er in het hier-en-nu iets gebeurt waarover de training gaat? Stel, je hebt het vorige keer gehad over feedback geven. Je hebt toen benadrukt dat het belangrijk is om plussen en minnen in evenwicht te houden. En dan blijkt dat iemand in een subgroep alleen maar negatieve feedback heeft gekregen. In de pauze vang je de betreffende deelnemer op, want die baalt als een stekker. Maar hoe ga je daarna verder? Ga je door met je programma of maak je ‘feedback geven’ tot onderwerp van gesprek?
In dit geval is het wel handig om het gedoe in de groep plenair te bespreken. Want nu valt het interactiepatroon tussen de deelnemers samen met de inhoud van de training. Daarom is het leerzaam om dat in de groep te bespreken. Let er wel op of de betreffende subgroep en deelnemer eraan toe zijn om het gedoe te bespreken als leerervaring. Als de emoties nog hoog zitten, kan het veel tijd kosten. Dan is het handiger om de subgroep een moment te laten prikken waarop ze het eerst zelf kunnen bespreken. De subgroep kan dan later aan de rest terug rapporteren wat ze hebben besproken.
Als je op deze manier te werk gaat, helpen de volgende tips om een echt leereffect te bereiken.
Maak het niet te zwaar
Als je besluit om het gedoe in de groep plenair te bespreken maak je het niet te zwaar. Je leidt de bespreking dus ‘ontschuldigend’ in. ‘Eén subgroepje heeft zelf ondervonden hoe lastig het is om evenwicht in de feedback te houden en welk effect dat heeft. Omdat dat leerzaam is voor iedereen hebben we afgesproken om dit punt plenair te bespreken.’
Kies een procedure
Een duidelijke procedure helpt ook. Maak onderscheid tussen ervaring en analyse. Eerst laat je de ervaring op tafel komen – hierbij kunnen ook emoties aan bod komen. De deelnemer die de negatieve feedback ontvangen heeft, schiet bijvoorbeeld vol. Vaak is het al genoeg als je hiervoor begrip toont. Daarna kun je overgaan naar de analyse: wat is er gebeurd?
Wees neutraal
In de analyse is het belangrijk dat je niet oordeelt, want dan stopt het leren. Het is dus niet interessant om te zeggen dat het ‘fout’ is om alleen negatieve feedback te geven. Het is interessanter om te kijken wat louter negatieve feedback doet met de ontvanger en wat maakt dat je als feedbackgever in de verleiding komt om dit te doen. Daarna bespreek je wat ze anders hadden kunnen doen. In dit geval kun je er zelfs een herkansing aan koppelen: welke positieve feedback hadden jullie kunnen geven?
3. Doel is (ook) om beter te leren samenwerken
Bij een teamtraining kun je je extra uitgedaagd voelen om gedoe in de groep bespreekbaar te maken. Wat doe je als één deelnemer buiten de boot valt? Of als je ziet dat de groep niet gefocust is, dat er kleine conflicten spelen? Je handen kunnen jeuken om dat met de hele groep aan te pakken en de onderliggende interactie tot inhoud verheffen. Dat kan, maar alleen onder de volgende voorwaarden.
Je hebt genoeg tijd en competenties
Als je de interactie met een team bespreekt, zet je andere competenties in. Als je deelnemers vaardigheden leert, ben jij de expert. Jij kent de modellen, kunt uitleggen hoe het zit. Maar als je de interactie bespreekt, zijn de teamleden zelf de experts. Zij kunnen aangeven wat ze doen, wat ze zien, wat het effect is van gedrag van anderen. Je bent dan meer teamcoach en katalysator dan de deskundige. Dat vraagt om een andere opstelling en om andere competenties dan wanneer je vaardigheden traint.
Je hebt toestemming van de opdrachtgever en team
Van de opdrachtgever heb je het misschien vooraf al gehoord. ‘Je zult wel merken dat het niet altijd even soepel loopt in het team. Als je daar iets aan kunt doen, graag!’ Aan het team kun je ter plekke toestemming vragen. ‘Ik heb het idee dat het proces tussen jullie niet al te soepel loopt. Is het een idee om daar eens bij stil te staan?’ Zo verschuif je samen de focus van de training naar de interactie.
Kies bewust hoe je gedoe in de groep aanpakt
Bij gedoe in de groep gaat het er dus om dat je elke keer bewust kiest hoe je ingrijpt. De focus van de training bepaalt voor een groot deel welke aanpak je kiest. Om het verschil tussen ‘tot thema maken’ en ‘geruisloos oplossen’ nog helderder te maken zie je hieronder vier voorbeelden verder uitgewerkt.
Langprater
Er zit een langprater in de groep. Je ziet dat de andere deelnemers afhaken als hij aan het woord is.
- Gedoe tot thema maken: je stopt de langprater, vraagt de groep hoe dit overkomt en laat ze feedback geven. Je vraagt de deelnemers wat maakt dat ze wegkijken en niet ingrijpen. En je legt de link naar hun dagelijkse praktijk: hoe doen ze het daar? Daarna laat je ze oefenen.
- Gedoe geruisloos oplossen: je spreekt de langprater onder vier ogen aan. Je laat hem weten welk effect zijn gedrag heeft op jou en bespreekt hoe hij het anders kan doen. Lukt het hem om z’n gedrag te veranderen? Dan geef je hem achter de schermen een compliment.
Geïrriteerde subgroep
Een subgroep komt geïrriteerd terug van een oefening. Je hoort dat ze het niet eens waren over de manier waarop ze de oefening moesten uitvoeren. Ze hebben daar veel over gepraat, maar zonder echt ergens aan toe te komen.
- Gedoe tot thema maken: je laat de leden van de subgroep plenair hun irritatie naar elkaar toe uitspreken. De andere deelnemers observeren en geven feedback. Je laat ze samen conclusies trekken: hoe werken we prettig samen?
- Gedoe geruisloos oplossen: je vraagt de leden van de subgroep om in de eerstkomende pauze even bij elkaar te komen. Jij zit erbij en helpt hen om uit te spreken wat ze vervelend vonden en hoe ze het voortaan anders willen doen.
Steeds te laat
Een groep komt telkens te laat terug na pauzes.
- Gedoe tot thema maken: je geeft je waarneming en vraagt hoe de deelnemers dit vinden. Wat zegt het over hen? Herkennen ze dit en wat betekent het?
- Gedoe geruisloos oplossen: je vraagt de deelnemers of ze voortaan op tijd willen beginnen. Je doet dat zonder veel nadruk of met een grapje.
Informele leider
Er is een informele leider in de groep. Iemand geeft veel adviezen, laat veel successen zien en heeft schijnbaar niets meer te leren.
- Gedoe tot thema maken: je stelt de positie van de informele leider plenair aan de orde. Hoe is het voor de informele leider? En hoe is dit voor de rest van de groep? Hoe houd je zo’n patroon in stand? Herkennen ze dat in de dagelijkse praktijk? Wat kunnen alle partijen anders doen?
- Gedoe geruisloos oplossen: je spreekt de informele leider onder vier ogen aan. Je zegt dat het op jou overkomt alsof hij niets te leren heeft en dat dat voor jou niet werkt. Samen ga je op zoek naar zijn leerwensen en naar mogelijkheden om hem toch te laten leren.
Wil je leren hoe je gedoe in de groep aanpakt?
Wil je ook op deze manier leren trainen? Dan is de vakopleiding train de trainer misschien iets voor jou. Of kijk anders eens naar de tweedaagse training Groepsprocessen voor trainers. Als je liever leest, kun je terecht bij het boek Trainen een praktijkgids.