Trainer of procesbegeleider?

‘Ik doe iets met groepen. Kan ik dan bij jullie terecht?’ Die vraag krijgen we vaak en dan gaan we altijd even op onderzoek uit. Want wat doe je precies met groepen? Wij maken onderscheid tussen trainer en procesbegeleider. Omdat ik merk dat dit voor veel mensen een eyeopener is, zet ik in dit blog neer wat ik onder de beide rollen versta.

Wat doe je het liefst?

Eerst een testje. Stel je voor, je mag een dag aan de slag met een groep. Wat vind je dan het allerleukst?

• Een team waarin gedoe is. En jij mag zorgen dat ze hun conflicten uitspreken en tot goede samenwerking komen.
• Een managementteam dat tot een goede strategie moet komen. Daarna gaan de managers allemaal op hun eigen locatie aan de slag en bespreek je van tijd tot tijd de voortgang.
• Een groep startende managers binnen een grote organisatie. Jij mag ze leren hoe ze hun medewerkers – voorheen collega’s – het best kunnen aansturen.

Op het eerste gezicht hebben deze sessies veel overlap. In alle gevallen ben je bezig met een groep en stel je vragen, leg je dingen uit, begeleid je discussies, zet je groepen aan het werk in subgroepen en bespreek je plenair na. En in alle gevallen wil je dat er na afloop iets verandert en beter gaat. Maar de inhoud van je werk is heel anders. De eerste twee aanpakken vind ik procesbegeleiden, de derde aanpak vind ik trainen.

Wat doet een trainer?

Als trainer ben je gericht op individueel leren. Je doel is dat elke deelnemer aan het eind van de dag meer weet én kan dan aan het begin. Er mogen best niveauverschillen zijn in de groep, maar uiteindelijk moet iedereen wat te leren hebben. Iemand met veel ervaring zit er niet om anderen te helpen, maar om zelf te leren. Natuurlijk helpen de deelnemers elkaar ook in oefeningen, maar daarin zit wederkerigheid: eerst helpt Aisha Jaap en in een volgende oefening is dat andersom.

Als trainer ben je deskundig in de inhoud die je traint en in leerprocessen: je kunt de inhoud versimpelen tot hapklare brokken en die vertalen in werkvormen waarmee je de deelnemers als vanzelf meeneemt in het leerproces.

Op enig moment sta je bij flap of PowerPoint om een model of inhoud toe te lichten waaraan de deelnemers in de praktijk iets hebben. Dat is vaak maar 10% van de tijd, maar die 10% is wel essentieel voor het leerproces. De rest van de tijd ben je bezig om deelnemers de inhoud te laten ontdekken en die in te trainen met behulp van praktijkgerichte oefeningen.

Bij een training werk je in een groep, omdat de deelnemers daardoor makkelijker en meer leren. De groep is dus een middel: samen kunnen de deelnemers oefenen en elkaar feedback geven. Daarom weet je als trainer veel van groepsdynamiek. Je kunt omgaan met weerstanden tegen de training en onderlinge irritaties zo geruisloos mogelijk oplossen.

Een training is aan de orde als deelnemers in de praktijk te weinig kennis en vaardigheden hebben om hun werk goed te doen. De managers sturen de medewerkers onhandig aan, de verkopers vragen de klant onhandig uit, de medewerkers denken dat feedback geven hetzelfde is als hun gal spuwen. Het ontbreekt hun dus aan ‘kunnen’.

Wat doet een procesbegeleider?

Als procesbegeleider is je focus dat de groep iets nieuws gaat doen. Je doel is dat een team beter gaat samenwerken of dat een groep samen tot een inzicht komt (‘Oh, zo doen wij dat!’) en samen voornemens of afspraken maakt. Je maakt optimaal gebruik van verschillen tussen mensen en deelnemers kunnen verschillende rollen en taken in de praktijk hebben.

Een procesbegeleider brengt een andere expertise in dan een trainer. Je draagt zelf geen inhoudelijke deskundigheid aan, want je expertise is juist om die uit de groep te halen. Een managementteam gaat zelf hun prioriteiten bepalen, of het team experts maakt samen een actieplan.

Als procesbegeleider weet je veel van groepsdynamiek binnen organisaties en ken je de juiste werkvormen en interventies om die dynamiek te begeleiden.

Wanneer er een strubbeling onder de tafel zit, haal je die boven tafel als je vermoedt dat die het behalen van het doel in de weg zit. Maar je weet ook wanneer en hoe je je juist weer op de taak moet richten met de groep.

Een procesbegeleider is aan de orde als iedereen de vaardigheden in huis heeft om zijn werk goed te doen, maar mensen er samen toch niet uitkomen. Ze krijgen ruzie, komen afspraken niet na, zeggen ja maar doen nee enz.

5 do’s en don’ts voor trainers

Wanneer je helderheid hebt over je trainersrol, weet je ook beter wat je precies te doen hebt in elke fase van de training. Of het nu gaat om de intake met de opdrachtgever, de zoektocht naar de juiste werkvormen of de transfer – een trainer doet daarin iets anders dan een procesbegeleider. Daarom volgen hier vijf do’s en don’ts voor trainers in verschillende fases van een trainingstraject.

1. De intake: hoe belangrijk is het of de deelnemers wel of niet willen?

Als trainer wil je erachter komen of mensen iets te leren hebben. Je wilt dus weten wat er nu mis gaat, hoe ze dan doen en hoe erg dat is. Ontbreekt het inderdaad aan ‘kunnen’ – dat is je eerste vraag. Daarna maak je de match met je eigen expertise. Gaat het mis op punten waaraan jij wat kunt bijdragen?

Je wilt in eerste instantie voorbeelden van verschillende deelnemers van lastige situaties en feitelijk gedrag. Op dit moment vind je het nog niet belangrijk om te ontdekken hoe de deelnemers zelf tegenover de training staan. Dat wil je later wel weten, zodat duidelijk is of je ze nog moet motiveren voor de training. Maar je eerste vraag is: wat hebben ze te leren?

2. De opzet van je training: eerst de inhoud of eerst de werkvormen?

Bij het ontwerp van een training is de eerste vraag: wat ga ik de deelnemers precies leren? Het is handig als je helder hebt welke topics je tijdens de training behandelt en voor elk topic helder hebt welk gedrag de deelnemers gaan leren. Daarna ga je elk onderdeel uitwerken in werkvormen. Met een goede didactische onderlegger (bijvoorbeeld de glijbaan en de trap) rollen de werkvormen er vanzelf uit.

Een valkuil is om de inhoud over te slaan en meteen naar werkvormen te gaan zoeken. Dan krijg je al snel een van de volgende programma’s.

• Een soort begeleide intervisie waarin deelnemers samen cases bespreken en zelf tot conclusies en tips komen. Jij inventariseert wat ze hebben bedacht en vult ad hoc nog iets aan.
• Een programma vol leuke werkvormen en eyeopeners (‘Oh ja, wat luister ik eigenlijk slecht’).

Beide programma’s blijven steken in bewustwording en de deelnemers oefenen niet doelgericht hoe ze de eyeopeners in hun werk in kunnen zetten.

Na de inhoud komen trouwens wel degelijk de werkvormen. Blijf je in de inhoud steken, dan krijg je een programma waarbij de presentatie lang duurt en de deelnemers daarna naar een eigen casus gaan kijken. De stap van theorie naar praktijk blijft dan groot, waardoor succes vaak uitblijft.

3. Werkvormen zoeken: Frank Oomkes of het Groot werkvormenboek?

Als trainer heb je behoefte aan didactische werkvormen – werkvormen die je helpen om de groep een bepaalde inhoud te leren. Voor mij zijn de boeken van Frank Oomkes een grote inspiratiebron. In deel 2 van Trainen als beroep vind je voor allerlei thema’s een korte uitdeler, een checklist, cases uit de praktijk en verschillende werkvormen. Ik heb me door Oomkes laten inspireren voor de mappen die ik gebruik bij onze korte trainingen over communicatiemodellen.

Veel andere werkvormenboeken en – sites zijn gericht op procesbegeleiders. Het Groot Werkvormenboek bijvoorbeeld geeft werkvormen voor uitwisselen, informeren, discussiëren, beslissen, brainstormen, planvorming en strategie. Er zijn maar twee categorieën die gericht zijn op leren: kennisoverdracht en vaardigheden oefenen. En ook daar zijn werkvormen bij waarin je als trainer geen kennis toevoegt, maar alles uit de groep haalt. Kortom: dit boek is vooral handig voor procesbegeleiders. (Ik vind het trouwens wel een goed boek, want heel helder uitgewerkt).

4. Een senior deelnemer: erin of eruit?

In een training is het niet handig wanneer één deelnemer zichtbaar meer ervaring heeft dan de rest en zelf nergens tegenaan loopt. Want dan komt hij op een voetstuk te staan en ervaart hij daardoor minder vrijheid om nog te ontdekken of delen wat hij lastig vindt. In een training is het belangrijk dat iedereen leert en als trainer zoek je dus wat déze deelnemer nog kan leren. Bijvoorbeeld door hem een casus uit te laten proberen en te kijken wat hij doet. Heeft hij echt niets te leren, dan kan hij niet meedoen aan de training.

In een training hoeft dus niet het hele team te zitten, maar alleen die mensen die echt iets te leren hebben. Voor een procesbegeleider is dat anders. Wanneer je een team begeleidt dat samen keuzes gaat maken, is het wel belangrijk dat iedereen erbij is. Dan maak je juist gebruik van de verschillen in ervaring en is het prima als een senior wat meer inbrengt dan een junior. En misschien kom je erachter dat het maken van keuzes bemoeilijkt wordt door de dynamiek in het team. Dan is dát wat je aan helpt oplossen.

5. Transfer of borging?

Na de training weet je dat de deelnemers nog veel te leren hebben. Het is één ding om tijdens de training te oefenen met het begeleiden van een medewerker, maar het is nog veel lastiger om dat in de praktijk ook echt te doen. Het is dus belangrijk dat je de deelnemers stimuleert het geleerde toe te passen en ze hebben dan ook nog jouw feedback nodig. Na de training blijft je als trainer dus nodig. Ik noem dit transfer: het leren toepassen van de vaardigheden uit de training in de complexe praktijk van alledag.

Voor procesbegeleiders is dat anders. Als deelnemers bijvoorbeeld samen een keuze hebben gemaakt om bijvoorbeeld elke dag even vijf minuten te sparren over hun prioriteiten van de dag hebben ze vooral een reminder nodig, maar geen inhoudelijke hulp van jou. Dat noem ik borging: je zorgt dat de deelnemers de voornemens uitvoeren.

Veel mensen hebben afwisselend de pet van trainer en procesbegeleider op. En dat is prima! Hopelijk helpt dit blog je om helderder te hebben wanneer je welke pet op hebt. Of misschien kom je er wel achter dat je de ene pet veel leuker vindt dan de andere.

‘Kan ik dan bij jullie terecht?’

Om de vraag aan het begin van dit blog te beantwoorden: wij richten ons op opleidingen voor trainers en niet op procesbegeleiders. Wil je excelleren als trainer, dan ben je zeer welkom, bijvoorbeeld in onze opleiding Train de trainer. Je kunt bij ons de bovengenoemde do’s leren en nog veel meer.

Wil je je verbeteren als procesbegeleider? Onze trainer Daan Rookmaaker biedt nu samen met anderen een leergang voor procesbegeleiders aan. Hij is expert op beide terreinen: trainen én procesbegeleiden. Bij hem krijg je dus een didactisch goed ontworpen opleiding met transferopdrachten, waardoor je de vaardigheden als procesbegeleider écht in de vingers krijgt. Bekijk hier de leergang voor procesbegeleiders.